Quang cảnh Hội nghị sơ kết triển khai, sử dụng Hệ thống phần mềm
Văn phòng điện tử tỉnh Kiên Giang.
Theo báo cáo của UBND tỉnh hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử được triển khai và đưa vận hành chính thức từ ngày 24/7/2023 đảm bảo kết nối liên thông 4 cấp thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia để gửi, nhận văn bản điện tử từ Trung ương đến cấp xã theo quy định. Hiện nay phần mềm được triển khai tại 771 cơ quan, đơn vị, bao gồm: Văn phòng UBND tỉnh; các Sở, ban, ngành, tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh và các đơn vị trực thuộc; UBND 15 huyện, thành phố và các phòng ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc; UBND 144 xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh. Hệ thống phần mềm được triển khai, cài đặt trên hạ tầng IDC của Tập đoàn VNPT tại Thành phố Hồ Chí Minh (đây là hạ tầng Trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn Quốc tế (Tier 3) và đáp ứng các tiêu chí kỹ thuật về an toàn bảo mật thông tin theo các quy định hiện hành), theo giải pháp công nghệ nền tảng điện toán đám mây.
Văn phòng UBND tỉnh đã phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các đơn vị có liên quan tổ chức tập huấn hướng dẫn sử dụng phần mềm (trực tiếp) cho 645 cơ quan, đơn vị gồm: 26 đơn vị sở, ban, ngành cấp tỉnh; 15 đơn vị Ủy ban nhân cấp huyện, thành phố; 144 UBND xã, phường, thị trấn và 460 đơn vị, phòng ban chuyên môn trực thuộc các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND cấp huyện, với tổng số 2.314 người tham dự (bao gồm: 91 lãnh đạo đơn vị, 561 lãnh đạo phòng/ban chuyên môn, 295 văn thư và 1.324 chuyên viên); tổ chức lớp đào tạo tập huấn quản trị hệ thống cho 71 chuyên viên phụ trách công nghệ thông tin của các cơ quan, đơn vị để hỗ trợ hướng dẫn sử dụng cho đồng nghiệp khác. Ngoài ra, Sở Thông tin và Truyền thông đã tổ chức 13 lớp tập huấn bổ sung theo yêu cầu của các cơ quan, đơn vị, với tổng số 380 người tham dự (160 lãnh đạo, 53 văn thư và 167 chuyên viên).
Qua các đợt tập huấn phần mềm Văn phòng điện tử đã hoàn thành cập nhật, thiết lập chữ ký số cá nhân và tổ chức cho các cơ quan, đơn vị với tổng số 346 chữ ký số cá nhân; 157 chữ ký số tổ chức (không tính phòng chuyên môn trực thuộc các cơ quan, đơn vị), thực hiện kích hoạt và định danh 80 SIM ký số và hướng dẫn các đơn vị ứng dụng chữ ký số trong việc ký nháy, ký duyệt, ký số tổ chức và phát hành văn bản trên hệ thống phần mềm. Ngoài ra, đối với các Lãnh đạo được cấp Sim ký số PKI, có thể sử thực hiện xem và ký số văn bản trên điện thiết bị di động giúp rút ngắn quá trình xử lý và ký duyệt các văn bản.
Tính đến hiện tại, hệ thống đã khai báo và đưa vào sử dụng 7.666 tài khoản người dùng, đã cài đặt ứng dụng trên thiết bị di động khoảng 3.845 người dùng để truy cập sử dụng phần mềm. Theo số liệu khảo sát, thống kê trên hệ thống, tổng số tài khoản truy cập đồng thời vào hệ thống mật độ cao nhất là 5.302 người dùng (đạt khoảng 69%), thấp nhất là 11 người dùng và trung bình là khoảng 2.770 người dùng (36%).
Qua 01 năm triển khai thực hiện đã có chuyển biến tích cực: Hệ thống được triển khai, vận hành thông suốt từ Trung ương đến cấp xã nên đảm bảo việc gửi nhận liên thông văn bản điện tử 4 cấp theo quy định, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và xử lý công việc của các cơ quan nhà nước trên môi trường mạng; Hệ thống phần mềm có các tính năng nổi bật như: có ứng dụng di động, đã tích hợp ký số trên nền tảng di động và nền tảng ứng dụng web. ..… các văn bản được gửi nhận nhanh chóng, kịp thời, giúp nâng cao hiệu suất, hiệu quả xử lý công việc; Đặc biệt, đối với vai trò Văn thư các đơn vị được bố trí nhân sự riêng để tập huấn trực tiếp đã nắm rõ thao tác quy trình, chức năng đáp ứng việc luân chuyển, ký số văn bản trên phần mềm, phát hành và gửi nhận văn bản điện tử theo nghiệp vụ được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ; Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị quan tâm chỉ đạo nên quá trình chuẩn bị điều kiện và tổ chức tập huấn, triển khai hệ thống phần mềm tại các cơ quan, đơn vị diễn ra thuận lợi và cơ bản đạt yêu cầu; Cán bộ, công chức tham gia tập huấn tập trung, chủ động và có sự tương tác với đơn vị tập huấn để làm rõ các vấn đề vướng mắc, đảm bảo cho việc đưa vào vận hành sử dụng chính thức được thông suốt, hiệu quả.
Bên cạnh đó, cũng tồn tại một số hạn chế: Trong thời gian đầu triển khai các đơn vị chưa sử dụng quen các chức năng, giao diện của phần mềm nên công tác xử lý văn bản trên phần mềm còn chậm. Một số cán bộ, công chức đã được trang bị chữ ký số nhưng còn ít sử dụng nên khi triển khai thực hiện trên phần mềm Văn phòng điện tử còn gặp lúng túng trong việc thiết lập tạo chữ ký mẫu và ký số văn bản trên phần mềm; Mặt khác, hệ thống mới đưa vào sử dụng nên cần phải chỉnh sửa, hoàn thiện về giao diện; việc cập nhật, chỉnh sửa giao diện, chức năng phần mềm theo yêu cầu của Văn phòng UBND tỉnh còn chậm (05 yêu cầu đang thực hiện). Số lượng tài khoản sử dụng lớn, phát sinh nhiều (tăng thêm 2.666 tài khoản so với dự kiến ban đầu) làm ảnh hưởng đến tài nguyên sử dụng của hệ thống và lượt truy cập đồng thời một số thời điểm cao nên xảy ra tình trạng lỗi hệ thống phần mềm hoặc chậm xử lý; Hệ thống xác thực và phản hồi thông tin ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ đôi lúc gặp tình trạng lỗi, phản hồi chậm hoặc không phản hồi thông tin ký số do đó ảnh hưởng trực tiếp đến người dùng trong việc ký số, phát hành văn bản trên phần mềm Văn phòng điện tử của tỉnh; Công tác phối hợp chuyển dữ liệu từ phần mềm VIC sang phần mềm Văn phòng điện tử còn chậm tiến độ so với kế hoạch đề ra; công tác tham mưu ban hành quy chế quản lý, vận hành, sử dụng phần mềm chưa được thực hiện kịp thời.
Kết thúc hội nghị đồng chí Nguyễn Lưu Trung - Tỉnh ủy viên, Phó Chủ tịch UBND tỉnh cũng đã có ý kiến chỉ đạo Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh tham mưu UBND tỉnh triển khai thực hiện một số nội dung như sau: Tổ chức khảo sát, đánh giá tình hình sử dụng phần mềm trực tiếp tại một số cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh, làm cơ sở để điều chỉnh, bổ sung chức năng và tối ưu hệ thống phần mềm; khảo sát, đánh giá lại hạ tầng triển khai phần mềm, từ đó tham mưu UBND tỉnh mở rộng đối tượng sử dụng, tài nguyên hệ thống và định hướng sao lưu dữ liệu về Trung tâm dữ liệu của tỉnh phục vụ tra cứu dữ liệu cũ qua các năm; Bổ sung chức năng theo dõi nhiệm vụ, kết luận, chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh trên phần mềm Văn phòng điện tử; Đẩy nhanh tiến độ chuyển dữ liệu từ phần mềm VIC sang phần mềm Văn phòng điện tử; Kết nối hệ thống phần mềm với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh nhằm liên thông dữ liệu văn bản điện tử phục vụ trả kết quả thủ tục hành chính điện tử theo chỉ đạo của Văn phòng Chính phủ; Triển khai truy cập, sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử thông qua Mạng truyền số liệu chuyên dùng và cài đặt phần mềm phòng, chống mã độc trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh nhằm đảm bảo an toàn thông tin./.
